Collection of information on participatory research projects in the berlin research area
This note outlines for which purpose and how we collect, process, and store information you provide in this survey and how you can exercise your participants’ rights.
Purpose of Data Collection and Processing
Your data is collected and processed to create the “Participatory Research Map” (hereafter referred to as “PRM”), an interactive visualization of projects from the Berlin research area which involve participants from outside the academic system.
Information on Data Protection Laws and Legal Basis for Data Processing
We process your personal data in compliance with the applicable data protection regulations, in particular the EU General Data Protection Regulation (GDPR). In accordance with the GDPR, we use terms defined in the GDPR. The definitions can be found on the Internet, for the GDPR here.
Data processing of the information collected
Collection and use of contact information
Participants are required to provide their email address when completing the survey. In case of any follow-up questions, contact may be made via the provided email address to ensure the accuracy and completeness of the collected data. The email address will be used solely by those involved in the project for the specified purpose, will not be shared with third parties, and will not appear in the PRM.
Local storage
The information entered in the survey is stored on Charité servers with restricted access. The data will be stored for at least as long as the PRM is operated. If there is an institutional interest in retaining the data, such as for research or archiving purposes, the data may be kept beyond this period.
Interrupting the survey
Interrupting the survey does not require the submission of any directly personal information (such as name or email address). If you would like to interrupt the survey and return to it later, you can do so by providing a username and password. If you would like to receive a link to return to the survey, you may also provide an email address, though this is optional. Username, password, and mail address, if applicable, are stored separately from the survey data in encrypted form on Charité servers, and Charité employees do not have access to this data.
Sharing with project partners
The survey data collected through the form is gathered by the project leader at the Charité and is accessible to the Charité project staff involved. Additionally, the data may be shared with other project partners, including the Open-Access-Office Berlin (OABB) and the National Institute for Science Communication (NaWik) gGmbH. Since the PRM is planned as a long-term project, other project partners may join in the future, which may also include commercial contractors such as web design agencies working on the online visualization of the collected information. Project partners are obliged to ensure the same level of protection of data subject rights as the project leader. Where possible, project partners will access the data only through cloud storage. If a local copy of the data is necessary, it will be deleted after the planned data processing is completed.
Presentation of data in the PRM
The BUA mapping is expected to go online in 2025, though changes to this timeline may occur. Through this website, it will also be possible to download the collected data in tabular form. However, the downloadable data will not include the names of any individuals involved. There are currently no plans to take this site offline, meaning that as long as the funding is available to maintain the site and no other reasons arise to prevent its operation, the information will remain available online.
Open sharing of information in a repository
The information from the survey will be openly stored in an online repository for permanent availability and citation, likely in the Zenodo repository. Once stored, the data cannot be deleted, and rights such as deletion, rectification, and other GDPR rights can no longer be exercised. In this open version, as in the downloadable version of the data from the PRM, no names of individuals involved will be included. This ensures that the information cannot be directly linked to participants, although details such as the project name, website, or associated publications may still make it possible to establish a connection.
Exercise of data subject rights
While the survey is ongoing, all participants can fully exercise their rights under the GDPR, such as the rights of information, correction, and deletion. After the survey is completed, the information will be published in the PRM. The project management will continue to facilitate exercise of data subject rights, but cannot take responsibility for how the information is used or distributed once it has been read out or downloaded from the PRM.
Data shared in the repository will remain there, and subsequent correction or deletion is no longer possible, especially since older versions of the data remain accessible. As previously mentioned, the data shared in the repository is not directly identifiable, as no names are included. However, it may still be possible to identify individuals through project titles, web links, or other information if these are publicly available online.
Benefits and Risks
The expected benefit is greater visibility of your participatory research project. This is particularly relevant for easier discovery by other researchers working on similar topics or using similar methods, who may want to learn from your project or establish contact. It is also anticipated that the PRM will attract interest from individuals in research management and administration, as well as from the general public. As a comprehensive overview, the PRM highlights the range of participatory research within the BUA, serving as evidence of the BUA’s active role in this area. Participation in this survey carries only a low risk, primarily the possibility of receiving unsolicited contact.
Withdrawal
Participation in this survey is voluntary. You may choose to discontinue participation at any time by exiting your browser window. In this case, your answers will not be used for the PRM.
Costs and/or Payments
There will be no costs for participating, and participants will not be paid to participate.
Contact information
For questions and comments related to the conduct of the survey as well as data deletion, please contact:
Team Forschungsdatenmanagement
forschungsdatenmanagement@bih-charite.de
For questions and comments related to data protection at the Charité, please contact:
Behördliche Datenschutzbeauftragte der Charité
Reinhardtstr. 58
10117 Berlin
Tel. +49 30 450 580 016
E-Mail datenschutzbeauftragte@charite.de
Erhebung von Informationen zu partizipativen Forschungsprojekten im Berliner Forschungsraum
Diese Datenschutzinformation beschreibt, zu welchen Zwecken und auf welche Art die in dieser Umfrage von Ihnen geteilten Informationen gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden, und wie Sie Ihre Betroffenenrechte wahrnehmen können.
Zweck der Datensammlung und -verarbeitung
Ihre Daten werden gesammelt und verarbeitet, um die „Participatory Research Map“ (im Folgenden: „PRM“) zu erstellen, eine interaktive Visulisierung von Projekten aus dem Berliner Forschungsraum, die auf unterschiedliche Weise beteiligte außerhalb des Wissenschaftssystems einbinden.
Information zu Datenschutzgesetzten und rechtlicher Grundlage der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Im Einklang mit der DS-GVO verwenden wir in der DS-GVO definierte Begriffe. Die Definitionen finden Sie online unter diesem Link.
Datenverarbeitung der erhobenen Informationen
Erhebung und Nutzung von Kontaktinformationen
Teilnehmende müssen beim Ausfüllen der Umfrage ihre E-Mail-Adresse angeben. Im Falle von Rückfragen kann über die angegebene E-Mail-Adresse Kontakt aufgenommen werden, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der erfassten Daten sicherzustellen. Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich von den am Projekt beteiligten Personen für den genannten Zweck verwendet, nicht an Dritte weitergegeben und erscheint nicht in der PRM.
Lokale Speicherung
Die in der Umfrage eingegebenen Informationen werden auf zugangsbeschränkten Servern der Charité gespeichert. Die Speicherung ist mindestens solange vorgesehen, wie die PRM betrieben wird. Sollte ein institutionelles Interesse an der Aufbewahrung dieser Daten bestehen, z.B. zu Forschungs- oder Archivierungszwecken, so können die Daten auch darüber hinaus aufbewahrt werden.
Unterbrechung der Umfrage
Für die Unterbrechung der Umfrage und das Zwischenspeichern Ihrer Eingaben ist keine Angabe personenbezogener Daten (Name, Mailadresse) notwendig. Wenn Sie die Befragung unterbrechen möchten, um zu einem späteren Zeitpunkt zu dieser zurückzukehren, so ist dies möglich, indem Sie einen Nutzendennamen und ein Passwort angeben. Falls Sie einen Link erhalten möchten, mit dem sie zu der Umfrage zurückkehren möchten, dann kann zusätzlich eine Mailadresse angegeben werden, dies ist jedoch optional. Diese Passwörter werden getrennt von den in der Umfrage eingegebenen Informationen verschlüsselt auf Servern der Charité gespeichert, und die Mitarbeitenden der Charité haben keinen Zugriff auf diese Daten.
Teilen mit Projektpartnern
Die Umfragedaten, wie sie über das Formular gesammelt wurden, werden vom Projektleiter an der Charité erhoben und sind den beteiligten Charité-Projektmitarbeitenden zugänglich. Darüber hinaus können die Daten anderen Projektpartnern zugänglich gemacht werden. Dies betrifft insbesondere das Open-Access-Büro Berlin (OABB) und das Nationale Institut für Wissenschaftskommunikation (NaWik) gGmbH. Da die PRM als langfristiges Projekt geplant ist, ist es möglich, dass darüber hinaus weitere Projektpartner hinzukommen. Dies kann auch kommerzielle Auftragnehmer wie Webdesign-Agenturen einschließen, die an der Online-Visualisierung der gesammelten Informationen mitarbeiten. Die Projektpartner verpflichten sich, in gleichem Maße Betroffenenrechte sicherzustellen, wie die Projektleitung. Die Daten werden den Projektpartnern über Cloud-Speicher zur Verfügung gestellt, der auf Servern der Charité läuft. Nach Möglichkeit greifen die Projektpartner nur dort auf die Daten zu. Wenn eine lokale Kopie der Daten notwendig ist, so wird diese nach der geplanten Datenverarbeitung wieder gelöscht.
Präsentation der Daten in der PRM
Das BUA-Mapping wird voraussichtlich im Jahr 2025 online gehen. Eine Änderung dieser Adresse ist jedoch vorbehalten. Über diese Seite wird es zudem möglich sein, die erhobenen Daten in tabellarischer Form herunterzuladen. Die herunterladbaren Daten werden jedoch keine Namen von Beteiligten Personen enthalten. Es ist derzeit keine Abschaltung dieser Seite geplant, d.h. solange die Mittel zur Verfügung stehen, die Seite zu betreiben und dem keine weiteren Gründe entgegenstehen, werden die Informationen online verfügbar sein.
Offenes Teilen der Informationen in einem Repositorium
Die Informationen aus der Umfrage werden für ihre dauerhafte Verfügbarkeit sowie Zitierbarkeit offen in einem Online-Repositorium abgelegt, voraussichtlich im Repositorium Zenodo. Dort können die Daten nicht mehr gelöscht werden und entsprechend können die Rechte auf Löschung, Berichtigung und andere Rechte nach DS-GVO nicht mehr wahrgenommen werden. In dieser offenen Version werden ebenso wie in der herunterladbaren Version der Daten in der PRM keine Namen beteiligter Personen enthalten sein. Somit können die Informationen nicht direkt auf teilnehmende Personen zurückgeführt werden, Informationen wie der Name des Projekts, Webseite oder damit verbundene Publikationen könnten aber weiterhin ermöglichen, eine Verbindung herzustellen.
Wahrnehmung der Betroffenenrechte
Während die Befragung läuft, können alle Teilnehmenden ihre Rechte nach DS-GVO z.B. bezüglich Auskunft, Berichtigung und Löschung in vollem Umfang wahrnehmen. Nach Abschluss der Umfrage werden die Informationen im PRM veröffentlicht. Seitens der Projektleitung kann die Wahrnehmung der Betroffenenrechte weiterhin sichergestellt werden, allerdings kann keine Verantwortung für die Nutzung und Verbreitung der Informationen übernommen werden, die von der PRM abgelesen oder über diese heruntergeladen wurden.
Die im Repositorium geteilten Daten verbleiben dort und eine spätere Berichtigung oder Löschung ist nicht mehr möglich, zumindest insofern, als dass auch ältere Versionen der Daten weiterhin verfügbar bleiben. Wie zuvor beschrieben sind die im Repositorium geteilten Daten nicht direkt identifizierend, da keine Namen genannt werden, es ist jedoch über die Projekttitel, Weblinks und andere Informationen ggf. möglich, auf beteiligte Personen zurückzuschließen, sofern diese Information online verfügbar ist.
Nutzen und Risiken
Der zu erwartende Nutzen ist eine höhere Sichtbarkeit der eigenen partizipativen Forschungsprojekte. Dies betrifft insbesondere eine leichtere Auffindbarkeit für andere Forschende, die zu ähnlichen Themen forschen oder ähnliche Methoden nutzen, und hierzu von anderen Projekten lernen und ggf. mit Ihnen einen Kontakt aufbauen möchten. Es ist zudem zu erwarten, dass die PRM von anderen Interessierten aus der Leitungsebene und Verwaltung von Forschungseinrichtungen sowie aus der breiten Öffentlichkeit besucht wird. Als Gesamtüberblick trägt die PRM zudem dazu bei, die Breite partizipativer Forschung in der BUA zu zeigen und kann somit als Nachweis für die aktive Rolle dienen, die die BUA in diesem Bereich übernimmt. Mit der Beteiligung an dieser Befragung ist nur das voraussichtlich geringe Risiko verbunden, unerwünscht kontaktiert zu werden.
Widerruf
Die Teilnahme an der Befragung ist freiwillig. Sie können sich entscheiden, die Beteiligung zu jedem Zeitpunkt abzubrechen, indem Sie das Browserfenster schließen. In diesem Fall werden Ihre Antworten nicht für die PRM verwendet.
Kosten und/oder Entschädigungen
Mit der Teilnahme sind keine Kosten verbunden, und die Teilnehmenden erhalten für Ihre Teilnahme keine Entschädigung.
Kontaktinformation
Bei Fragen und Kommentaren mit Bezug zur Durchführung der Befragung sowie zur Datenlöschung wenden Sie sich bitte an:
Team Forschungsdatenmanagement
forschungsdatenmanagement@bih-charite.de
Bei Fragen und Kommentaren mit Bezug zum Datenschutz an der Charité wenden Sie sich bitte an:
Behördliche Datenschutzbeauftragte der Charité
Reinhardtstr. 58
10117 Berlin
Tel. +49 30 450 580 016
E-Mail datenschutzbeauftragte@charite.de
